Een abonnementsprijs per gebruiker is nog geen vijfjaarsberekening. Wie private cloud en Software as a Service (SaaS) voor een middelgroot bedrijf vergelijkt, moet aan beide kanten migratie, beheer, back-up en werkuren meetellen. Een zelf beheerd platform vraagt hardware en onderhoud. Ook SaaS vraagt administratie, datamigratie, een geteste herstelstrategie en duidelijke contracten. Pas met een omschreven opdracht zijn cijfers bruikbaar voor een vergelijking.
Het gepubliceerde DAXS-overzicht van cloud, on-premises en hybride legt de beheermodellen uit. Hier behandelen we de controleerbare kostenberekening voor 20, 50 en 100 personen. Private cloud betekent een omgeving uitsluitend voor één organisatie; volgens NIST kan die intern of bij een dienstverlener draaien. SaaS betekent een aangeboden applicatie gebruiken. Die begrippen zeggen op zichzelf niets over gelijke functies, aansprakelijkheid of beschikbaarheid.
Eerst dezelfde functionele scope vastleggen
Het fictieve bedrijf heeft bestandssynchronisatie, intern en extern delen, versiegeschiedenis, gezamenlijk bewerken van eenvoudige tekstdocumenten, rolgebaseerde toegang en gedocumenteerd herstel nodig. Opslag en gebruik per persoon zijn gelijk verondersteld; datagroei wordt later apart bekeken. De private optie omvat een zelf beheerd samenwerkingsplatform met documentdienst op eigen toegewezen hardware in een datacenter. De SaaS-optie omvat een hypothetisch abonnement met de genoemde minimumfuncties. Beide bevatten afzonderlijke back-upkosten en twee hersteloefeningen per jaar.
Deze scope is geen bewering dat concrete producten functioneel gelijkwaardig zijn. Test vóór de beslissing gelijktijdig bewerken, bestandsformaten, gasttoegang, mobiel gebruik, identiteitskoppeling, logging, toegankelijkheid en export. Ontbreekt een verplichte functie, dan is de goedkoopste tabelregel geen passend aanbod. Voor de private optie laat de Nextcloud-documentatie zien dat naast data en configuratie ook de database in de back-up hoort; een documentdienst vraagt eigen integratie en configuratie. Productkeuze en licentievoorwaarden staan in dit fictieve model nog open.
Alle aannames op tafel
Alle bedragen zijn vrij gekozen, afgeronde rekenaannames in euro exclusief belasting, geen leveranciersprijzen, DAXS-offerte of prognose. Het interne integrale uurtarief is 80 €. Prijzen en lonen blijven vijf jaar constant; inflatie, belastingen, financiering, restwaarde, hardwarevervanging na jaar vijf en extra verbruik door datagroei zijn uitgesloten. Hardware wordt vooraf betaald en gedurende de hele periode gebruikt. Geen optie bevat een tweede locatie of toezegging van hoge beschikbaarheid.
| Kostenpost | SaaS | Private cloud |
|---|---|---|
| Eenmalige migratie | 30 uur basisinrichting × 80 € plus 1,5 uur per persoon × 80 € | 60 uur platforminrichting × 80 € plus dezelfde 1,5 uur per persoon × 80 € |
| Hardware bij aanvang | 0 € aan klantzijde | 20 / 50 / 100 personen: 6.000 / 9.000 / 14.000 € |
| Abonnement of licentie per gebruiker | 15 € per persoon per maand | 3 € per persoon per maand voor veronderstelde software-/supportrechten |
| Back-up | 3 € extra per persoon per maand | Externe opslag 80 / 140 / 250 € per maand |
| Doorlopend beheer | 2 / 3 / 5 beheeruren per maand × 80 € | 6 / 8 / 12 beheeruren per maand × 80 € |
| Hersteloefeningen | 2 × 8 uur per jaar × 80 € | 2 × (8 / 8 / 12) uur per jaar × 80 € |
| Overige private beheerkosten | In het veronderstelde abonnement inbegrepen; bedrijfsaansluiting bij beide opties uitgesloten | Colocatie 180 / 180 / 300 €, stroom 120 / 180 / 280 €, locatienetwerk 100 / 100 / 150 €, platformsupport 80 / 120 / 180 € en onderhoudsreserve 100 / 120 / 180 € per maand |
De getallen met schuine strepen staan steeds voor 20 / 50 / 100 personen. De private onderhoudsreserve is een budget voor vervanging en kleine reparaties, geen gegarandeerde fabrieksdekking. Bij SaaS zijn hosting, datacenterstroom en platformhardware inbegrepen in het hypothetische abonnement en worden ze niet opnieuw als aparte klantrekening opgenomen. De gemeenschappelijke internetverbinding en eindapparaten blijven buiten beide berekeningen. Een echte offerte moet verduidelijken wat abonnement, back-up, support en export werkelijk omvatten.
Het resultaat voor drie en vijf jaar
Elk veld gebruikt de formule: Totale kosten = eenmalige inrichting + jaarkosten × aantal jaren. Bij SaaS zijn de jaarkosten 12 × gebruikers × (15 € abonnement + 3 € back-up) + 12 × maandelijkse beheeruren × 80 € + 2 × 8 uur hersteloefening × 80 €. Bij de private omgeving komen boven op de initiële hardware 4.800 € platforminrichting en 120 € migratie per persoon. De jaarkosten bestaan uit twaalf maanden colocatie, stroom, locatienetwerk, externe back-up, support en onderhoudsreserve, plus gebruikerslicenties, beheeruren en hersteloefeningen.
| Personen / optie | Eenmalig | Jaarlijks | 3 jaar | 5 jaar |
|---|---|---|---|---|
| 20 · SaaS | 4.800 € | 7.520 € | 27.360 € | 42.400 € |
| 20 · Private cloud | 13.200 € | 15.680 € | 60.240 € | 91.600 € |
| 50 · SaaS | 8.400 € | 14.960 € | 53.280 € | 83.200 € |
| 50 · Private cloud | 19.800 € | 20.840 € | 82.320 € | 124.000 € |
| 100 · SaaS | 14.400 € | 27.680 € | 97.440 € | 152.800 € |
| 100 · Private cloud | 30.800 € | 33.120 € | 130.160 € | 196.400 € |
Controle van de middelste regel: 50 SaaS-gebruikers kosten eenmalig 2.400 € inrichting + 50 × 120 € migratie = 8.400 €. Jaarlijks is dat 50 × 18 € × 12 = 10.800 € abonnement en back-up, 3 × 12 × 80 = 2.880 € beheer en 2 × 8 × 80 = 1.280 € oefeningen. Dat is 14.960 € per jaar en 8.400 + 5 × 14.960 = 83.200 € over vijf jaar. De private omgeving voor 50 personen begint met 9.000 + 4.800 + 6.000 = 19.800 €. De jaarlijkse posten tellen op tot 20.840 €, dus 124.000 € over vijf jaar.
Welke verandering verschuift de vergelijking?
Stijgt alleen het veronderstelde SaaS-abonnement met 5 € per persoon per maand, dan stijgen de vijfjaarskosten met 6.000 € bij 20, 15.000 € bij 50 en 30.000 € bij 100 personen. Voor 100 personen wordt het model 182.800 € in plaats van 152.800 €. De private optie voor 100 personen blijft bij constante aannames op 196.400 €. Een SaaS-stijging ten opzichte van het basisabonnement van ongeveer 7,27 € per persoon per maand gedurende alle vijf jaren zou de twee bedragen voor 100 personen gelijkmaken; dit is een rekenkundige drempel in het voorbeeld, geen prijsprognose. Extra hardware, een tweede locatie, hogere stroomkosten of meer beheeruren zouden de private optie eveneens veranderen. Datagroei kan aan beide kanten extra kosten veroorzaken.
Stuur bij offerteaanvragen dezelfde checklist mee: actieve en externe gebruikers, opslag en jaarlijkse groei, gewenste Office-formaten, versies en rechten, hersteldoel, data-export, supporturen, beschikbaarheid en verantwoordelijkheden. Een vinkje ‘inbegrepen’ volstaat bij back-up niet: het moet duidelijk zijn welke gegevens binnen welke termijn terugkomen in een onafhankelijke omgeving en wie de oefening uitvoert. Een abonnement verplaatst de beheerverantwoordelijkheid zonder die weg te nemen.
Voor een echte beslissing kan DAXS de vereiste functies inventariseren, offertes op dezelfde basis brengen en aannames vervangen door meetwaarden en contracten. Contact met DAXS.
Bronnen: NIST SP 800-145: definities van cloud- en servicemodellen · AWS Well-Architected: beheer en administratie in de totale kosten meenemen · Nextcloud: onderdelen van een volledige back-up · Nextcloud: configuratie van de documentdienst.
